RIGLYNE VIR SUKSESVOLLE ONDERHOUDVOERING

1.         Inleiding

Daar moet in gedagte gehou word dat onderhoudsvoering vir die doel van ‘n betrekking, beeldskepping en selfbemarking, baie komplekse aangeleenthede is waaroor baie navorsing gedoen, en duisende publikasies gepubliseer is.  Dit is dus nie moontlik om in die bestek van enkele bladsye hierdie saak in detail te hanteer nie.  Meer nog, elke aansoeker om ‘n pos is ook ‘n individu, en daarom is dit nie moontlik om ‘n stel reëls te formuleer waaraan persone wat na onderhoude genooi word, moet voldoen nie.  Hierdie dokument moet dus slegs gesien word as breë riglyne, wat aansoekers in staat behoort te stel om hulle eie voorbereiding te doen en hulle eie styl tydens onderhoude toe te pas.  Die dokument sal uiteraard fokus op die situasie binne die openbare onderwyssektor konteks. 

2.         Voorbereiding vir onderhoude

Die sleutel tot enige suksesvolle onderhoud is deeglike voorbereiding en beplanning.  Gedurende enige onderhoud is die persoon besig om ‘n bepaalde produk (hom of haarself) te verkoop.  Navorsing toon aan dat die meeste persone feitlik onvoorbereid by onderhoude opdaag, veral wat kennis van die voorgenome werkplek of betrekking betref.  In die konteks van die onderwys is die volgende van belang wat voorbereiding betref:

2.1       Wees vertroud met die vereistes van die spesifieke posvlak.  Die Personeel Administrasie Maatreëls (PAM) handel oor die pligte en verantwoordelikhede van die verskillende onderwysposte.  Die pligte en verantwoordelikhede wat betrekking het op die pos waarvoor aansoek gedoen is, behoort bestudeer te word as agtergrond voordat ‘n onderhoud bygewoon word.

2.2       Voer gesprek met vriende, familielede of kollegas wat ‘n soortgelyke pos beklee, en raak vertroud met die spesifieke praktiese take van persone in so ‘n pos.

2.3       Raak vertroud met die konteks van die spesifieke instelling waar aansoek gedoen word.  In hierdie verband die volgende:

• Indien die instelling ‘n webadres het, besoek dit en verkry soveel moontlik agtergrondinligting.
• Indien daar geen webadres is nie, probeer om vooraf die skool te besoek en minstens ‘n brosjure wat die instelling se belangrikste inligting bevat, te kry.
• Voer gesprek met onderwyskollegas of administratiewe personeel werksaam by die skool.
• Belangrike inligting wat verkry moet word, sluit in:

(a)       ‘n Kort historiese oorsig – hoe oud is die instelling, ens.
(b)       Die belangrikste rolspelers:  name van die hoof, die adjunkhoof, die Voorsitter van die beheerliggaam, ens.
(c)        Die grootte van die instelling:  aantal leerlinge.
(d)       Sosio-ekonomiese eienskappe van die ouergemeenskap.
(e)       Verskeidenheid buite-kurrikulêre aktiwiteite wat die instelling aanbied.
(f)        Gemeenskapsprojekte waarby die instelling onlangs betrokke was.
(g)       Tradisies.
(h)       Prestasies die afgelope paar jaar.
(i)         Ligging van die inrigting – dra sorg dat u betyds opdaag.

2.4       In die lig van die breë pligte en verantwoordelikhede van die betrokke posvlak, asook die agtergrondskennis van die spesifieke instelling, raak vertroud met die posbeskrywing vir die spesifieke pos waarvoor aansoek gedoen is.  Hierdeur sal jy ‘n goeie idee kry wat die pos in werklikheid behels, sodat antwoorde tydens die onderhoud, jou relevante ervaring, kwalifikasies en belangstellings sal reflekteer.

2.5       Neem ekstra kopieë van jou CV, aansoekvorm, leesstof oor die instelling, ensovoorts saam na die onderhoud.

3.         Aanbieding van die “regte beeld”

Goeie persoonlike aanbieding is ‘n absolute sleutel tot sukses.  Die geykte uitdrukking dat eerste indrukke blywend is, is veral waar in ‘n onderhoudsituasie.  Die sukses van ‘n onderhoud kan grootliks afhang van die eerste indruk wat ‘n persoon maak, in terme van beide voorkoms en liggaamstaal.  Navorsing toon dat talle onderhoudvoerders ‘n indruk van ‘n persoon waarmee onderhoud gevoer word, binne 30 sekondes vorm, en dat die meerderheid onderhoudvoerders binne die eerste vier minute min of meer besluit het wat die uitslag van die onderhoud sal wees.

Daar is nie ‘n korrekte of verkeerde wyse van kleding of hoe om te lyk vir ‘n spesifieke pos nie;  die sleutel is om die indruk te wek dat jy alreeds “een van hulle” is.  In die onderwys is daar min of meer ‘n stereotipe dragkode, naamlik redelik konserwatief.  Die aansoeker sal dus reeds ‘n goeie idee hê van wat algemeen aanvaarbaar is, maar indien onseker, wees eerder oorversigtig.  ‘n Goeie pak klere is bv. altyd ‘n veilige opsie.  Die volgende riglyne mag van hulp wees wat kleredrag en algemene voorkoms betref:

• Trek aan soos ‘n professionele opvoeder.  Vir mans, ‘n netjiese pak klere met ‘n das of ten minste ‘n netjiese langbroek en hemp en dames moet netjies geklee wees.
• Dra die beste klere wat jy kan bekostig.
• Wees gemaklik in die klere wat jy aanhet: die ideaal is dat jy dit vooraf reeds gedra het.
• Wees versigtig vir aandag-afleibares:  ‘n te helder das, te veel grimering, hare onnet, te veel of te opvallende juweliersware, ensovoorts.
• Donker kleure is gewoonlik meer outoritêr.
• Vermy oorweldigende parfuum en naskeermiddel.
• Maak seker jou skoene is gepoleer en van netjiese voorkoms.
• Moenie rook in jou onderhoudsklere nie:  die reuk van sigaretrook kan baie hinderlik wees.
• Maak seker dat jou naels netjies versorg is.

Navorsing dui daarop dat drie tipes kommunikasie ‘n invloed op jou gehoor (in hierdie geval jou onderhoudvoerders) het:  verbale kommunikasie het maar 10% van die totale invloed, stemkwaliteit 40% van die totaal, terwyl nie-verbale kommunikasie, 50% van die totale invloed het.  Liggaamstaal is kompleks en geen gebaar of respons kan eenvormig interpreteer word nie.  Daar is egter sekere algemene wenke waaraan in hierdie verband aandag gegee behoort te word:

• ‘n Ferm (nie kragdadige!) handdruk is ‘n teken van selfvertroue en sosiale grasie.
• Sit gemaklik en probeer ‘n spieël wees van jou onderhoudsvoerder (sonder om opvallend ‘n kopie te wees).
• Beperk arm- en handbewegings tot die minimum:  die goue reël is om binne ‘n raam van jou ken, skouers, en gordel te bly.  Moenie vroetel nie.  Vermy om aan jou gesig te vat, omdat dit oneerlikheid kan projekteer.  Vermy ook gevoude arms, wat ‘n defensiewe senuweeagtige beeld projekteer.  Moet egter nie jou hande heeltemal probeer wegsteek nie.
• Behou oogkontak sonder om te gluur.
• Behou ‘n goeie, regop postuur vir die duur van die onderhoud.  Dit is egter aanvaarbaar om van tyd tot tyd posisie te verander, veral in ‘n lang onderhoudsessie.
• Glimlag:  dit toon jy is gemaklik, maar moenie grinnik of giggel nie.
• Plaas jou aktetas of handsak op die vloer waar jy dit maklik kan bereik, en nie op die tafel/lessenaar voor jou nie.
• Moenie lui of geykte uitdrukkings soos “jy weet”, of “verstaan jy” gebruik nie.  Hou jou taalgebruik so formeel as moontlik sonder om aansitterig te wees.

4.         Hantering van die onderhoud

Gedurende die onderhoud word ‘n voornemende werknemer geëvalueer op grond van sy of haar vaardighede, vermoëns, kwalifikasies en vlakke van ervaring.  Hou in gedagte dat daar geen standaard antwoorde op vrae bestaan nie.  Die sleutel is duidelike en relevante antwoorde.  Die volgende riglyne mag van hulp wees:

• Luister aandagtig.  As jy voel die vraag is onduidelik, vra vir duidelikheid.
• Dink ‘n oomblik na voordat jy die vraag beantwoord:  sodoende skep jy die indruk van weldeurdagtheid, en kry jy die geleentheid om al die feite te oorweeg.
• Gee altyd positiewe inligting, al is die vraag negatief.
• Kom onmiddellik tot die punt.  Vra of die vraesteller detail wil hê voordat jy te veel inligting verskaf.
• Verskaf slegs die feite wat nodig is om die vraag te beantwoord.
• Moenie jouself blootstel aan areas van vrae wat vir jou moeilik is nie.
• Wees eerlik.
• Fokus op jou eie suksesse.
• Vra self vrae, maar eers nadat jy daartoe uitgenooi word.

Baie persone vra hulleself af hoe hulle vir ‘n onderhoud kan voorberei, aangesien hulle nie weet watter vrae gevra gaan word nie.  Die sleutel is om die vrae te antisipeer.  Navorsing toon dat hoewel daar duisende permutasies is, ressorteer die meeste vrae wat tydens onderhoude gevra word, in die volgende 7 hoofareas:

• Vertel my meer van jouself

Hierdie is ‘n klassieke openingsvraag, en ‘n potensiële mynveld vir te veel sê en irrelevante inligting.  Gebruik hierdie as ‘n geleentheid om kortliks jou sterkste vaardighede en eienskappe uit te lig.

• Waarom het jy aansoek gedoen om hierdie pos?

Konsentreer om jou eie vaardighede en kwaliteite met die vereistes vir die pos te versoen.

• Wat is jou sterkste eienskappe?

Identifiseer ‘n sterk eienskap en koppel dit aan ‘n onlangse sukses, bv “Ek is goed daarmee om mense te organiseer en sover te kry om iets te doen – ek het verlede jaar die skoolkermis georganiseer en R40 000 daarmee ingesamel.”

• Wat is jou swakste eienskappe?

Maak van enige swak eienskap ‘n positiewe een tydens die onderhoud, bv.  “Ek hou daarvan om dinge vinnig af te handel en dit maak my soms ongeduldig” of “Ek het baie hoë standaarde en ek vereis dieselfde van ander mense”.

• Wat weet jy van ons organisasie/instelling/hierdie pos?

Hierdie vraag is die rede waarom jy jou navorsing vooraf moes gedoen het.  Reflekteer die inligting wat jy het in jou antwoord, bv.  “Ek is baie geïnteresseerd in die skool se vermoë om jaarliks van die beste uitslae in die provinsie te kry, ten spyte van die groot arm gemeenskap wat hy bedien”.

• Watter aspekte geniet jy die meeste in jou huidige pos?

Fokus op dit waarmee jy sukses behaal, en wat direk van toepassing is op die teikenpos.  Onthou jou eie analise van die posbeskrywing (sien punt 2.4 hierbo).

• Wat frustreer jou die meeste van jou huidige pos?

Frustrasies is ‘n normale deel van enige werk.  Vertel iets nie-omstrede wat aan jou probleme besorg het (vermy persoonlikheidsbotsings, ens) en, baie belangrik, vertel hoe jy die probleem oorkom het.
           
Indien jy vir ‘n onderhoud vir ‘n bevorderingspos genooi word, kan jy die volgende tipe vrae verwag:

• Waarom dink jy is jy gereed vir bevordering?

• Hoekom dink jy is jy in staat om hierdie pos te hanteer?

• Wat is jou kort- en langtermyndoelwitte en hoe beoog jy om dit te bereik?

• Watter bestuurstyl handhaaf jy / glo jy in?

• Wat is jou standpunt oor groepbesluitneming?  Verkies jy om onafhanklik of as deel van ‘n span te werk?

• Watter besluitnemingsprobleme moes jy voorheen hanteer?  Hoe het jy dit opgelos?

• Watter ervaring het jy ten opsigte van konflikhantering?