1.Wees proaktief en bied aan om te help

Ons kollegas gaan soms deur ‘n tye wat die werkslading baie swaar is. Dit is sinvol om hulp aan te bied en ook hulp te aanvaar. Die sukses van die SAOU is tog ‘n gedeelde verantwoordelikheid en hierdie “hulp” aan jou medemens is mos nodig? Soms is dit nodig om net ‘n briefie op ‘n tafel te los of om ‘n koffie of tee aan te bied – iets wat die werksomstandighede vir jou kollega makliker sal maak. Dit is egter ook nodig om mekaar se ruimte te respekteer. Sommige kollegas hou nie van hulp nie en sien dit as kommentaar op hulle vaardighede en dit is goed om hierdie siening ook te respekteer. Behulpsaamheid is ‘n mooi persoonlike eienskap en beteken soms meer vir die gewer as die ontvanger. 

2. Maak tyd vir kollegas – ook dié wat nie die baas is nie

Dit gebeur soms dat jy soveel aandag aan senior kollegas spandeer, dat jy vergeet om ook aandag aan ander kollegas te gee. Wanneer jy hulpvaardig, konsidererend, vriendelik met alle kollegas is, maak dit, dit lekker vir almal om werk toe te kom. Die nodige erkenning aan kollegas word deur die meeste kollegas as ‘n positiewe motivering gelys en dit laat almal positief voel as harde werk raakgesien en waardeer word. As ‘n kollega vir jou iets gedoen het, of ‘n taak besonder goed afgehandel het, gee dan erkenning daaraan.

Woensdag is Sekretaresse Dag – het jy iets spesiaal vir jou admin dames beplan, moontlik losstaande van dit wat die verskillende komitees doen? Hoe wys jy jou dankbaarheid? Is jy iemand wat graag sê, of iets doen om jou waardering te toon? ‘n Epos of Whatsapp beteken vir kollegas ongelooflik baie. Dit sê: ek sien jou raak, ek waardeer jou en dit mag dalk net die situasie ontstaan waar kollegas meer as die verwagte doen, meer verantwoordelikheid aanneem en produktiwiteit verbeter. Dit is ook nodig om nie altyd vir iemand anders te wag om iets vir jou te doen nie. Neem eienaarskap van jou omgewing en wees jy die eerste een om iets positiefs te doen of te sê.

Wees egter baie versigtig vir “cliques and claques” wat ander kollegas kan uitsluit, waar erkenning die werkplek kan verbeter, kan uitsluiting die omgewing baie negatief laai.

3. Hou by tydraamwerke en wees konsekwent

Wanneer ‘n mens in ‘n klein omgewing soos ons s’n werk, kan ons baie druk op verhoudinge plaas, wanneer ons nie mekaar se tyd respekteer nie. Een van die makliker aspekte waarmee goeie werksverhoudinge in stand gehou kan word is, om tydraamwerke te respekteer. Op hierdie manier skep jy ‘n positiewe werksomgewing en weet jou kollegas dat jy integriteit het en ook respek vir hulle toon. As jy nie by die beskikbare tyd kan hou nie, laat weet betyds en wees eerlik oor hoeveel tyd jy nodig sal hê, veral waar ‘n mens in verskillende werkgroepe saamwerk. Dit geld ook vir die skedulering van vergaderings, die duur van vergaderings, die aanname dat kollegas vroeër sal begin werk of later sal bly om take af te handel. Die SAOU se werksure is nie altyd so gereguleer soos ander werkplekke nie en ons werk gereeld oor naweke en in vakansies en daarom is dit belangrik om mekaar se tyd te respekteer en nie net te aanvaar dat addisionele ure verwag kan word nie.

 4. Wys jouself in vergaderings

Aktiewe deelname in vergaderings is altyd kardinaal. Wees deel van die vergadering, berei dokumentasie vooraf voor, vra vrae tydens die vergadering en hou jou eie opinies vir jouself as die vergadering afgehandel is. Daar is soveel kere wat mense in ‘n vergadering nie hulle opinie sal lug nie, maar dit na die tyd met kollegas sal bespreek. Dit ondermyn die vordering van die SAOU, maar sê ook iets van jouself. As jy iemand wil wees wat respek van kollegas verdien, is dit nodig dat jy verantwoordbaar is. Dit beteken dat jy goed voorbereid moet wees, met die nodige mandate die vergadering moet bywoon en nie die tyd moet gebruik om eposse of sms’e te antwoord nie.

Dit is ook belangrik in vergaderings om jou eie “heilige koeie” opsy te skuif en aan die groter prentjie te dink. Luister na die voorstelle wat gemaak word, as jy nie saamstem nie, bring ‘n teenvoorstel, maar kyk na wat die beste vir die groter meerderheid sal wees. Kommunikeer en vra as daar iets in vergaderings is wat jy nie verstaan nie al klink dit hoe eenvoudig. Dit is aanvaarbaar om in ‘n vergadering van mekaar te verskil met die nodige respek, maar om uiteindelik ‘n UNITED FRONT te kan bereik.

Een van die belangrikste aspekte van verteenwoordiging in vergaderings is om seker te maak dat jy die vertroulikheidsbeginsel te alle tye toepas en nie sake wat vertroulik is buite vergaderings bespreek nie. Dit is een van die areas waar die meeste konflik ontstaan, wanneer daar nie konsensus is nie. Weet ook wat jou rol in ‘n vergadering is – soms is ons hulpbron persone veral waar verkose strukture vergader en daar lyk jou rol anders. Wees voorbereid! Neem eienaarskap van jou werk en jou omgewing – as daar aspekte is waarmee jy nie saamstem nie, lug dit in vergaderings, as daar prosesse is wat kan verbeter – bespreek dit; ons is mos deel van ‘n simbiose.

Ken jou mede-kollegas en weet wat elkeen se sterkpunt is: ook in vergaderings. Die Welstandkomitee het vir Vrouedag ‘n PowerPoint voordrag gemaak waar al die foto’s van die dames van die SAOU geplaas is en dit was lekker om ‘n gesig by ‘n naam te plaas. Die huidige benadering vir professionele virtuele vergaderings is om aan die begin van ‘n Teams of Zoom vergadering jou kamera aan te skakel wanneer die voorsitter jou verwelkom / groet net om te wys dat jy in die vergadering is. Moontlik sal jy dit wil oorweeg die volgende keer wat jy as voorsitter optree.

5. Wees positief

Gesonde werksverhoudings word op positiewe gesindhede gebou. Probeer om sover moontlik weg te bly van kantoorpolitiek en gangpraatjies. Dit gebeur so baie dat so ‘n benadering totaal kan “backfire” en waar jy ‘n onskuldige toeskouer in ‘n gesprek was, word die storie aan jou toegeskryf. Dit is nie bevorderlik vir jou professionele beeld nie. Ons het as kinders geleer – “aan jou vriende word jy geken”. In die werkplek is dit dieselfde. As jy konstant gesien word in die geselskap van persone wat negatief is, sal mense aanneem dat jy ook negatief is, as jy deel van ‘n positiewe beweging is, sal jy ook gesien word as iemand wat aan die beeld van die organisasie werk. Wees versigtig vir grappe oor mede-kollegas of kommentaar oor kollegas.

6. Good borders make good neighbours

Dit is nie nodig dat jou kollegas jou “BFF” of “bromance” hoef te wees nie. Dit is nodig om jou grense te kommunikeer sodat jou kollegas jou kan verstaan en respekteer. As jy nie ‘n oggendpersoon is nie en grommerig is totdat jy jou eerste koffie gehad het – sê dit; as jy nie laat aand kan funksioneer nie en jou slaap nodig het – sê dit; as jy ‘n moeilike man / vrou / lewensmaat het en jy soms jou huis stres saambring werk toe – sê dit. Dit is belangrik dat ons mekaar se grense moet respekteer en om mekaar die nodige ruimte te gee sal verseker ons werkverhoudige reguleer. Dit geld ook vir fisiese ruimte! As jy weet jou kollega hou nie daarvan dat jy op hulle rekenaar kyk, na hulle foongesprekke luister nie, nie die papier in die drukker vervang nie, respekteer dit en sê wanneer dit jou fout was, ruim misverstande so gou moontlik uit die weg uit.

Uiteindelik is dit hierdie klein jakkalsies wat die wingerd opvreet en is dit nodig om nie selfsugtig te wees nie, maar ook jou kollegas te respekteer. Soos wat ons hard werk aan romantiese verhoudings, gesinsbande en familie strukture is dit baie nodig om ook aan werksverhoudinge te werk. Dink aan wat jy kan doen om jou omgewing vir jouself en ander lekker te maak en veral aanvaar jouself en aanvaar jou kollegas met al hulle foute en fyte, en as jy dit nie vandag goed gedoen het nie, probeer ons weer more.

WAT GEMAAK AS DIE VERHOUDING SO VERSUUR IS DAT JY NIE MEER KAN SAAMWERK NIE?

How to Break the Cycle of Conflict https://www.mindtools.com/pages/article/newCS_82.htm

1. Remember that your attitude, good or bad, affects everyone around you.
2. The next time you're in a negative mood, stop what you're doing. Take a few minutes to assess why you're feeling so negative. Negativity often begins with an insignificant event (like spilling coffee or getting stuck in traffic) and just gets worse from there. Consciously decide to break out of the cycle by focusing on something positive.
3. If a colleague is stuck in a negative cycle, remember that you have a choice in how you respond. Just because that person is negative to you, doesn't mean that you have to be negative back.
4. If a team member is persistently grumpy and rude, explore the reasons for that negativity with them. Consider talking about the Betari Box, and highlight the consequences of their behavior on team productivity and on their own quality of life.
5. It's possible to get into a downward spiral when someone is grumpy with you. You get defensive and grumpy back, and so on. If this happens, see if you can agree to "press the reset button," and be pleasant to one another from then on.
6. Practice empathy at work. Empathy can get you out of a negative cycle once you're in it.

‘n Verhouding met ‘n kollega wat versuur is, word baie vinnig ‘n organisatoriese nagmerrie. Dit veroorsaak dat daar twee kampe in die organisasie ontstaan en dat ‘n “ons” en “julle” kamp ontstaan. ‘n Klein organisasie (gemeenskap) soos die SAOU sukkel om van so ‘n tweespalt te herstel. Dit word ook baie vinnig rugbaar waar hierdie konflik bestaan. Dit is soms nodig om die minste te wees om seker te maak dat die funksionering van die SAOU nie skade lei nie. Ons werk tog almal na ‘n gemeenskaplike doel toe en ons het dieselfde belange? Dit is daarom krities om te onthou dat die werksverhouding tog oor “ons” gaan en nie oor ‘n spesifieke individu nie en nie een individu kan groter as die organisasie word nie. Dit is altyd belangrik om te kommunikeer – al is dit nie lekker of maklik nie, is dit nodig om die olifant in die vertrek aan te spreek. Die Betari boks (hierbo) wys hoe om die siklus van konflik te breek.

Soms is ‘n kollega kortaf of nie in staat om druk te hanteer nie, maar dit beteken nie dat jy moet terug blaf of ongeskik wees nie. Onthou dit sê meer van jou en wie jy is, as wat dit van die ander sê. Ons hoef nie van mekaar te hou nie, maar ons moet kan saamwerk – dus om die strydbyl te begrawe mag dalk vir jou soos ‘n persoonlike nederlaag voel, maar in die groter prentjie het jy die oorlog gewen https://hbr.org/2020/02/how-to-mend-a-work-relationship. Dit is nie nodig om die oorspronklike oorsaak te soek nie, maar jy kan groter as die omstandighede wees en by insidente verby beweeg. Al is jy bitterlik ongelukkig is dit nodig om hierdie konflik vir jouself te hou, die oomblik wat jy dit met ander kollegas deel, word die probleem net groter en baat niemand daarby nie en word die werksomgewing vir almal uiters spanningsvol.

Gee jouself tyd. Sommige konflik is so met emosie gelaai dat jy tyd nodig het om af te koel. Gee jouself die tyd om eers van die emosie ontslae te raak. Dit is ook belangrik om jouself te ontleed – hoekom het ek so gereageer, wat is die spesifieke insident wat my so laat optree het, het ek al vantevore so gevoel en wat het ek gedoen om by hierdie emosie verby te beweeg. Wat kan ek doen om hierdie situasie op te los? https://www.fastcompany.com/3029849/7-steps-to-mending-relationships-with-colleagues Werk aan ‘n oplossing en beweeg by die “issues” verby. As dit jou pla, gee die inligting aan die bestuur deur en werk saam om die situasie op te los. As daar nie ‘n oplossing is nie, is dit ons plig om steeds professioneel en respekvol teenoor mekaar op te tree. Die realiteit is egter dat versuurde verhoudings nooit “sommer net vanself” regkom nie. Soos in enige verhouding vereis dit van jou om minder te wees en hard te werk daaraan om die verhouding te herstel.

Groete

Maryne